Email Hosting là dịch vụ thư điện tử được chạy trên hệ thống máy chủ riêng biệt, với các tính năng bảo mật cao. Không giống các dịch vụ mail miễn phí, email hosting cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản. Các tổ chức và doanh nghiệp thường dùng dịch vụ này để tăng độ tin cậy và tỉ lệ gửi email thành công.
Để tiện lợi hơn khi sử dụng email hosting, bạn có thể dùng các phần mềm email client (Outlook, Thunderbird, Eudora GNUMail hay Mail của MacOS). Tuy nhiên, để sử dụng những phần mềm này, đòi hỏi bạn phải cài đặt 1 vài thông số. Một trong những thông số quan trọng là giao thức gửi/nhận email. 7HostVN sẽ giới thiệu qua 2 giao thức gửi/nhận email cơ bản, để bạn có thể dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình.
IMAP
IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol, được tạo ra vào năm 1986 . Ý tưởng của nó là lưu trữ toàn bộ mail tại 1 máy chủ từ xa, bạn không cần phụ thuộc vào 1 phần mềm email client, hay 1 thiết bị cố định mà có thể dễ dàng truy cập từ bất cứ phần mềm hay thiết bị nào có kết nối internet và xác thực được tài khoản email với máy chủ lưu trữ email.
Cơ chế hoạt động
- Kết nối đến server.
- Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu tạm vào bộ nhớ cục bộ các thông tin cần thiết (danh sách mail, trạng thái các mail, …)
- Xử lý các tác vụ từ người dùng (tạo mail mới, đánh dấu đã đọc hoặc xóa 1 mail…)
- Ngắt kết nối.
Ưu nhược điểm
Ưu điểm: Mail được lưu trên server đầu xa, tức có thể truy cập từ nhiều địa điểm khác nhau (ví dụ: bạn có thể mượn máy của một người khác, login vào hộp thư và dễ dàng đọc lại tất cả mail của bạn). Mail được dự phòng tự động trên server. Tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ.
Nhược điểm: Vì IMAP lưu các mail trên mail server, nên dung lượng hòm thư của bạn sẽ bị giới hạn bởi các nhà cung cấp dịch vụ mail. Nếu bạn có một lượng lớn mail cần lưu trữ, bạn sẽ gặp nhiều vấn đề khi gửi nhận mail khi hòm thư bị đầy.
POP
POP là viết tắt của Post Office Protocol. POP được đề xuất trước giao thức IMAP từ thời kỳ đầu của internet, khi đó internet có chi phí rất đắt và bị giới hạn về tốc độ và không gian lưu trữ. Ý tưởng của giao thức này là sẽ tải toàn bộ mail về máy tính local (mail đã download có thể đọc khi offline, do đó có thể tiết kiệm chi phí internet), sau đó sẽ xóa mail trên máy chủ (thao tác này nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ cho máy chủ)
Cơ chế hoạt động
- Kết nối đến server.
- Nhận toàn bộ mail.
- Lưu cục bộ như mail mới.
- Xóa mail trên server.
- Ngắt kết nối.
Ưu nhược điểm
Ưu điểm: Mail được lưu cục bộ, tức luôn có thể truy cập ngay cả khi không có kết nối Internet. Kết nối Internet chỉ dùng để gửi và nhận mail. Tiết kiệm không gian lưu trữ trên server.
Nhược điểm: Mỗi lần nhận mail, POP sẽ download email đó về máy local (và mặc định xóa mail trên server đi) nên bạn sẽ không thể sử dụng nhiều phần mêm email client hoặc nhiều thiết bị để quản lý cùng một tài khoản email qua giao thức POP. (Tuy nhiên giao thức POP3 đã khắc phục vấn đề này, chúng tôi sẽ gửi đến bạn trong 1 bài viết khác)
Nên chọn giao thức nào là tốt nhất ?
Như đã phân tích phía trên, bạn có thể dễ dàng thấy, giao thức nào cũng có những ưu và nhược điểm của riêng nó. Tùy thuộc vào nhu cầu và tình hình cụ thể trong công việc của bạn, bạn có thể cân nhắc chọn giao thức tốt nhất. Dưới đây 7Host gợi ý cho bạn 1 vài tiêu chí để đưa ra quyết định của mình.
- Dịch vụ email hosting bạn đang sử dụng có được nhà cung cấp backup dữ liệu thường xuyên không?
- Nhân viên trong công ty của bạn có phải thường xuyên ra ngoài, truy cập email ở nhiều nơi (ở văn phòng, quán cafe, ở nhà …) không?
- Nhu cầu sử dụng của công ty như thế nào (có thường xuyên gửi/nhận các file có dung lượng lớn)
- Dịch vụ internet tại công ty bạn có tốt không? (luôn luôn ổn định hay thường gặp sự cố)
Chúc bạn chọn được phương án tối ưu cho công việc của mình.
